บทที่ 6. การสร้างแบบสอบถามสรุปผลและจัดการข้อมูล

บทที่ 6

การสร้างแบบสอบถามสรุปผลและจัดการข้อมูล

    ข้อมูลสำหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นอาจได้มาจากแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอกองค์กร ซึ่งควรมีคุณสมบัติพื้นฐานประกกอบด้วยความถูกต้อง มีความเป็นปัจจุบันตรงตามความต้องการมีความสมบูรณ์และสามารถตรวจสอบได้ทั้งนี้ในการจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์จะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้ เช่น บิด ไบต์ ฟีลด์เรคอร์ด ไฟล์

    โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลสำรองมีอยู่ 3 ลักษณะคือแบบเรียงลำดับ แบบสุ่มและแบบลำดับเชิงดรรชนี การเลือกใช้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับงานสำหรับแฟ้มข้อมูลโดยทั่วไปนั้นจะแบ่งได้ออกเป็น 3 ประเภทคือ แฟ้มหลัก ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่เป็นความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนักและอีกประเภทหนึ่งคือแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นแฟ้มที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อยและทำแบบประจำต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน

     ข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันจะถูกเก็บรวบรวมไว้ที่เดียวกัน ฃเรียกว่า “ฐานข้อมูล” ซึ่งช่วยในการประมวลผลมีความสะดวกและง่ายมากขึ้นโดยมีแนวคิดที่จะจัดการกับข้อมูลเพื่อลดความซ้ำซ้อน ลดความขัดแย้งรักษาความคงสภาพอำนวยความสะดวกในการใช้ข้อมูลร่วมกัน ง่ายต่อการเข้าถึงและลดระยะเวลาพัฒนาระบบงานเครื่องมือสำหรับการจัดการฐานข้อมูลนั้นเรียกว่า “DBMS” ซึ่งเป็นเสมือนผู้จัดการฐานข้อมูลที่จะดูแลและอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้โดยไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากแต่เพียงใด

การสร้างแบบสอบถามสรุปค่า
การสรุปผลข้อมูล (Summary)

การประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ๆ พบว่าจะต้องมีการสรุปผลข้อมูลในภาพรวมด้วยค่าทางสถิติรูปแบบต่างๆ ซึ่งจะอยู่ในรูปฟังก์ชั่นสรุปค่า เช่น การหาค่าผลรวม (Sum) ค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน (Count) ค่าสูงสุด/ต่ำสุด (Max/Min) ฯลฯ โดยเฉพาะข้อมูลประเภทตัวเลข ซึ่งการสรุปผลด้วย Query 

สร้างแบบสอบถามสรุปค่าข้อมูลในมุมมองออกแบบ
  ก่อนอื่น คุณจะใช้ตัวช่วยสร้างสร้างแบบสอบถามโดยยึดตามตารางตัวอย่างที่คุณเพิ่งจะสร้าง จากนั้นคุณจะปรับปรุงแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ ในแต่่ละขั้นตอนคุณสามารถตรวจทานคำสั่ง SQL ที่ขั้นตอนที่คุณใช้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

1.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม
2.ในกล่องโต้ตอบการสร้างแบบสอบถาม ให้คลิก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย จากนั้นคลิกตกลง
3.ภายใต้ ตาราง/แบบสอบถาม ให้คลิกตารางที่มีข้อมูลซึ่งคุณต้องการใช้ ในกรณีนี้ ให้คลิก ตาราง: ลูกค้า โปรดสังเกตว่าแบบสอบถามสามารถใช้แบบสอบถามอื่นเป็นแหล่งระเบียนได้ด้วย
4.ภายใต้ เขตข้อมูลที่มีอยู่ ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูล ที่ติดต่อที่อยู่โทรศัพท์ และ เมือง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลดังกล่าวไปยังรายการ เขตข้อมูลที่เลือก เมื่่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลทั้งสี่เขตข้อมูล ให้คลิกถัดไป
5.ตั้งชื่อแบบสอบถามว่า ที่ติดต่อใน London จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น Access จะแสดงระเบียนที่ติดต่อทั้งหมดในมุมมองแผ่นข้อมูล ผลลัพธ์นี้จะแสดงระเบียนทั้งหมด แต่แสดงเฉพาะสี่เขตข้อมูลที่คุณกำหนดไว้ในตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม
ตรวจทานคำสั่ง SQL แต่แรก
คลิก มุมมอง SQL บนแถบสถานะของ Access หรือคลิกขวาที่่แท็บวัตถุแบบสอบถาม จากนั้นคลิก มุมมอง SQL Access จะเปิดแบบสอบถามในมุมมอง SQL และแสดงผลดังต่อไปนี้
 SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]
FROM Customers;
ดังที่คุณเห็นในมุมมอง SQL แบบสอบถามมีสองส่วนพื้นฐาน คือ คำสั่ง SELECT ที่แสดงรายการเขตข้อมูลที่รวมอยู่ในแบบสอบถาม และส่วนคำสั่ง FROM ซึ่งแสดงรายการตารางที่มีเขตข้อมูลดังกล่าว

 1) ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) หมายถึง การออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ
 ขั้นตอนการออกแบบ
-  เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
-  เลือก ตัวช่วยแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) เลือก ตาราง/แบบสอบถามที่ต้องการนำมาสรุป
-  จะปรากฏเมนูการออกแบบเพื่อกำหนดค่าต่างๆ ได้แก่
-  เลือกเขตข้อมูลที่จัดกลุ่ม เลือกเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล
-  เลือกเมนู สรุป เลือก ตัวเลือกสรุป
-  เลือกฟังก์ชั่นให้กับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล เช่น Sum, Avg, Max, Min ฯลฯระบุชื่อแบบสอบถาม ในการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น
ตัวอย่าง ต้องการสรุปค่าผลรวมเงินเดือนและค่าเฉลี่ยเงินเดือนโดยต้องการจัดกลุ่มตามเพศและแผนก

   ขั้นตอนการสรุป
-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม
-  เลือกตาราง goods เลือกเขตข้อมูล g_code, g_type, g_name price และ stock
-  เลือก ตัวเลือกสรุป เลือก Sum, Avg สำหรับเขตข้อมูล stock และ เลือก Min, Max สำหรับเขตข้อมูล price
-  ระบุชื่อแบบสอบถาม ที่ต้องการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น




2) ออกแบบด้วยคำสั่งผลรวม หมายถึง การสรุปผลที่ต้องการเข้าไปออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม
    ขั้นตอนการออกแบบ
 - เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม
 - เลือก ตาราง/แบบแบบสอบถาม ที่ต้องการ
 - เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปผลมาวางบนตารางออกแบบ
 - เลือก Total หรือกดปุ่ม   บนแถบ Ribbon
 - จะปรากฏบรรทัด ผลรวม บนตารางออกแบบแต่ละเขตข้อมูลประกอบด้วย
 - Group By หมายถึง ให้จัดกลุ่มรายการตามเขตข้อมูลที่เลือก โดยจะมีการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลเหมือนกันมาแสดงเป็นกลุ่มต่อเนื่อง
 - ฟังก์ชันสำเร็จรูป 9 ฟังก์ชัน ได้แก่ Sum (ผลรวม) Avg (ค่าเฉลี่ย) Min (ค่าต่ำสุด) Max (ค่าสูงสุด) Count (นับจำนวน) StDev (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน),Var (ค่าความแปรปรวน) First (ค่าแรกของรายการ) Last (ค่าสุดท้ายของรายการ)
** Expression ใช้กำหนดเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ
** Where ใช้กำหนดเงื่อนไขเพื่อให้แสดงตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดในเขตข้อมูลที่เลือกโดยเขตข้อมูลดังกล่าวจะไม่สามารถนำมา แสดงได้
- เลือกคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูลตามความหมาย
- ระบุชื่อ Query ที่ต้องการบันทึก เพื่อจะนำมาสรุปในครั้งต่อไป

 ตัวอย่าง ต้องการนำตาราง Person มาสรุปผลข้อมูลตามข้อกำหนดต่อไปนี้
1. จัดกลุ่มตาม sex และ pos ตามลำดับ
2. สรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน
3. นำผลรวมเงินเดือนมาคำนวณ ภาษี/เดือน โดยคิดที่อัตราร้อยละ 5
4. ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งการเงิน และธุรการ เท่านั้นขั้นตอนการออกแบบ
 -  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม เลือก ตาราง Person
 -  นำเขตข้อมูล sex, dep, sal มาวางบนตารางออกแบบ
 -  เลือก ผลรวม หรือ   บนแถบ Ribbon
 -  กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม คำนวณ tax, และสร้างเงื่อนไขดังรูปที่ 6.3
 -  เลือก มุมมอง เลือก มุมมองแผ่นข้อมูล ก็จะแสดงผลการสรุปตามต้องการ