บทที่ 3. ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft excel 2010

บทที่ 3 

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Excel 2010

     โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น
(Spread Sheet)ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์

       Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงาน ซึ่งจะเก็บข้อมูลต่างๆลงบนแผ่นตารางงาน คล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ซึ่งช่องตารางแต่ละช่องจะมีชื่อประจำแต่ละช่อง ทำให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูล การแก้ไขข้อมูล สะดวกต่อการคำนวณและการำข้อมูลไปประยุกต์ใช้ สามารถจัดข้อมูลต่างๆได้อย่างเป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น


คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

 1.  ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft  Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น

2.  ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน  เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

3.  ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที

4.  ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น

5.  ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม  Microsoft  Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้

6.  ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน

7.  ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ

การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)

2. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล

3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)



    นอกจากนี้ มุมมอง Backstage ยังมีคำสั่งอื่นๆ จำนวนมากที่คุณสามารถใช้ในการปรับ บำรุงรักษา หรือใช้ฐานข้อมูลของคุณร่วมกันได้ โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งต่างๆ ในมุมมอง Backstage จะถูกนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล ไม่ใช่กับวัตถุภายในฐานข้อมูล

ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010
  เมื่อเราเปิดโปรแกรม  Access  ขึ้นมาก็จะพบเครื่องไม้เครื่องมือสำหรับการสร้างและจัดการฐานข้อมูล ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

• · แท็บ  File  มีลักษณะเหมือนกับเมนู  File  ที่พบในโปรแกรมอื่นทั่วๆ  ไป  เช่น  File > Open, File > Save, File > Close  ซึ่งใช้เพื่อเปิดไฟล์  บันทึกไฟล์  หรือปิดไฟล์  รวมทั้งการปรับแต่งตัวเลือกในโปรแกรม
•  Quick  Access  Toolbar เก็บปุ่มคำสั่งที่ใช้งาบ่อยๆ  โดยเราสามารถเพิ่มหรือลบปุ่มคำสั่งตามความเหมาะสม·   
• Ribbon  เป็นรูปแบบของการเก็บคำสั่งและปุ่มที่ใช้ใน Access  โดยแบ่งเป็นแท็บ  โดยแต่ละแท็บยังแบ่งคำสั่งเอาไว้ให้เป็นกลุ่มย่อย  เพื่อสะดวกต่อการใช้งาน
• ·Navigation  Pane  จะแสดงชื่อฐานข้อมูล  และแสดงส่วนประกอบต่างๆ  ของ Access  เช่น  ตาราง  คิวรี  ฟอร์ม  รายงาน  ฯลฯ
• ·   
• Tabbed  Documents  ในกรณีที่เราเปิดตาราง  ฟอร์ม  คิวรี  รายงาน  รวมถึง  Object  อื่นๆ  เราจะพบเห็นแสดง  Object  ที่ถูกเปิดอยู่ทั้งหมด  เมื่อเราคลิกที่แท็บจะเป็นการสลับไปทำงานในส่วนนั้นๆ  ทันที
•  Status  bar  จะแสดงข้อมูลบางอย่าง  และปุ่มสำสลับมุมมอง
•  แท็บ  File  มีลักษณะเหมือนเมนู  File    ที่พบในโปรแกรมอื่นทั่วๆ  ไป  เช่น  File > Open, File > Save  หรือ  File > Close  ซึ่งใช้เพื่อไฟล์  บันทึกไฟล์  หรือปิดไฟล์ตามลำดับ

การเปิดไฟล์ฐานข้อมูลใน Access 2010 
      การเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่เคยสร้างไว้ขึ้นมาใช้งานทำได้หลายวิธีด้วยกัน ได้แก่
วิธีที่ 1 การเปิดฐานข้อมูลด้วยปุ่ม แฟ้ม (File) มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
        1 คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > เปิด (Open)



2. คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด  หรือในกล่องมองหาในให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการแล้วคลิกปุ่มเปิด

 3. ในรายการโฟลเดอร์ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้

 4. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   วิธีที่ 2  การเปิดไฟล์ที่ถูกเปิดใช้งานล่าสุด มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

              1. กดปุ่ม แฟ้ม (File) แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการเปิดขึ้นมา

2. ไฟล์ฐานข้อมูลที่เลือกไว้ก็จะแสดงขึ้นมา

การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ใน Access 2010

   ขั้นตอนสุดท้ายในการใช้งานเบื้องต้นเป็นการนำไฟล์ฐานข้อมูลมาบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ทำได้โดยวิธีการบันทึกไฟล์ข้อมูลใหม่จากไฟล์เก่าที่มีอยู่

 1.กดปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกฐานข้อมูลเป็น (Save Database As)

2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล

3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล

4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)